21. Oktober 2026

ChatGPT, Claude, Copilot oder Gemini? Der KI-Tool-Vergleich für Einsteiger

Vier Namen fallen immer, wenn es um KI im Arbeitsalltag geht: ChatGPT, Claude, Microsoft Copilot und Google Gemini. Alle vier können schreiben, zusammenfassen und recherchieren, und alle bieten inzwischen Agenten-Funktionen. Die Unterschiede liegen vor allem bei Preis, Einbindung in Ihre vorhandene Software und Datenschutz. Dieser Vergleich hilft Ihnen bei der Wahl. Stand: Oktober 2026.

Der Überblick in einer Tabelle

Die Preise stammen von den deutschen Preisseiten der Anbieter bzw. aus deren Hilfeartikeln, gelesen im Oktober 2026. Sie gelten pro Person und Monat; ob die Mehrwertsteuer enthalten ist, geben die Anbieter unterschiedlich an. Preise ändern sich häufig – prüfen Sie vor dem Kauf die verlinkte Preisseite.

Tool	Stärke	Firmen-Tarif (ab)	AVV im Firmen-Tarif
ChatGPT (OpenAI)	Allrounder, sehr verbreitet	Business: 21 € bei jährlicher, 26 € bei monatlicher Abrechnung, mindestens 2 Plätze	Ja
Claude (Anthropic)	Lange Texte, sorgfältige Formulierungen	Team: 18 € bei jährlicher, 21,04 € bei monatlicher Abrechnung (zzgl. Steuern), mindestens 2 Plätze	Ja, in den Geschäftsbedingungen enthalten
Microsoft Copilot	Arbeitet direkt in Word, Excel, Outlook und Teams	Copilot Business: 18,20 € jährlich (zzgl. MwSt.), nur zusätzlich zu einer Microsoft-365-Lizenz	Ja, über die Microsoft-Verträge
Google Gemini	Arbeitet direkt in Gmail, Docs und Tabellen	In Google Workspace enthalten, z. B. Business Standard: 13,60 € mit Jahresvertrag	Ja, über die Workspace-Verträge

Was ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist und warum er zählt, erklären wir im Glossar und ausführlich in unserem Artikel KI und Datenschutz: Darf ich Kundendaten eingeben?

ChatGPT von OpenAI

Was es kann: ChatGPT ist der bekannteste KI-Assistent. Er schreibt und überarbeitet Texte, fasst Dokumente zusammen, sucht im Web und wertet Tabellen aus. Mit dem Agenten-Modus kann ChatGPT mehrschrittige Aufgaben selbstständig abarbeiten, etwa im Web recherchieren und Ergebnisse zusammenstellen.

Preise: Es gibt eine kostenlose Version. Für Privatpersonen kostet ChatGPT Plus laut OpenAI 23 € im Monat. Für Firmen gibt es ChatGPT Business ab 21 € pro Person und Monat bei jährlicher Abrechnung (26 € monatlich), für Teams ab zwei Personen. Enterprise wird individuell bepreist.

Datenschutz: Im Business-Tarif trainiert OpenAI laut eigenen Angaben standardmäßig nicht mit Ihren Firmendaten. Datenspeicherung in der EU (Datenresidenz) führt OpenAI in der Preistabelle als Funktion von Enterprise, nicht von Business. In den privaten Tarifen können Gespräche zum Training genutzt werden, solange Sie das in den Einstellungen nicht abschalten.

Claude von Anthropic

Was es kann: Claude ist besonders gut mit langen Dokumenten und klar formulierten Texten. Es kann Dateien auswerten, im Web suchen und über Verbindungen zu anderen Diensten auch mehrschrittige Aufgaben erledigen.

Preise: Es gibt eine kostenlose Version. Claude Pro für Einzelpersonen kostet rund 18 € im Monat (günstiger bei Jahreszahlung). Claude Team kostet 18 € pro Platz und Monat bei jährlicher bzw. 21,04 € bei monatlicher Abrechnung, zzgl. Steuern, ab zwei Plätzen.

Datenschutz: Für die Firmen-Tarife (Team, Enterprise, API) ist der Auftragsverarbeitungsvertrag laut Anthropic automatisch Teil der Geschäftsbedingungen. Die privaten Tarife Free und Pro fallen unter die Verbraucherbedingungen – für Kundendaten sind sie nicht gedacht. Eine Datenspeicherung in der EU ist für den Team-Tarif nicht dokumentiert.

Microsoft Copilot

Was es kann: Der große Vorteil: Copilot arbeitet dort, wo viele Büros ohnehin arbeiten – in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams. Er kann E-Mails zusammenfassen, Besprechungen nachbereiten und auf Ihre Dokumente zugreifen. Mit Copilot Studio lassen sich eigene Agenten bauen.

Preise: Der webbasierte Copilot Chat ist in vielen Microsoft-365-Abos ohne Aufpreis enthalten. Die volle Einbindung in die Office-Programme kostet als Copilot Business 18,20 € pro Person und Monat bei jährlicher Zahlung (21,84 € monatlich), jeweils zzgl. MwSt. und nur zusätzlich zu einer passenden Microsoft-365-Lizenz. Für Großunternehmen kostet Microsoft 365 Copilot 26,00 € pro Person und Monat bei jährlicher Abrechnung.

Datenschutz: Copilot ist laut Microsoft ein Dienst innerhalb der „EU-Datengrenze“: Daten von EU-Kunden werden in der EU gespeichert. Wichtig: Mit dem sogenannten flexiblen Routing kann die Verarbeitung in Zeiten hoher Auslastung auch außerhalb der EU stattfinden. Für neue Konten ist das standardmäßig eingeschaltet; Ihre IT kann es im Microsoft 365 Admin Center abschalten. Modelle von Anthropic, die in Copilot genutzt werden können, sind laut Microsoft derzeit von der EU-Datengrenze ausgenommen.

Google Gemini

Was es kann: Gemini ist Googles KI-Assistent und direkt in Gmail, Google Docs, Tabellen und Meet eingebaut. Wer ohnehin mit Google Workspace arbeitet, bekommt so KI-Hilfe ohne zusätzliches Programm.

Preise: Für Firmen ist Gemini in den Google-Workspace-Tarifen enthalten, etwa in Business Standard für 13,60 € pro Person und Monat mit Jahresvertrag (16,20 € ohne Jahresvertrag). Im günstigsten Tarif Business Starter ist der Funktionsumfang eingeschränkt. Daneben gibt es private Abos für Einzelpersonen.

Datenschutz: Für Workspace-Kunden gelten Googles Geschäftsverträge einschließlich der Regelungen zur Auftragsverarbeitung. In höheren Workspace-Tarifen lässt sich der Speicherort der Daten festlegen. Prüfen Sie für Ihren Tarif, was genau enthalten ist.

Datenschutz im Vergleich: die drei wichtigsten Regeln

Gratis- und Privat-Tarife nicht für Kundendaten nutzen. Bei allen vier Anbietern sind die Firmen-Tarife diejenigen, die einen AVV enthalten und Ihre Daten nicht standardmäßig zum Training verwenden.
„EU-Server“ genau lesen. Speicherung in der EU und Verarbeitung in der EU sind zwei verschiedene Dinge. Am weitesten geht derzeit Microsoft mit der EU-Datengrenze – mit der Ausnahme des flexiblen Routings.
Im Zweifel anonymisieren. Ersetzen Sie Namen, Adressen und Kundennummern durch Platzhalter. Dann ist die Tool-Wahl beim Datenschutz deutlich weniger kritisch.

Welches Tool passt zu Ihnen?

Ihr Büro arbeitet mit Microsoft 365? Dann ist Copilot naheliegend – starten Sie mit dem enthaltenen Copilot Chat.
Ihr Büro arbeitet mit Google Workspace? Dann nutzen Sie Gemini, das bereits in Ihrem Tarif steckt.
Sie wollen ein eigenständiges, vielseitiges Werkzeug? ChatGPT oder Claude. Probieren Sie beide in der Gratis-Version mit erfundenen Beispieldaten aus und entscheiden Sie nach Gefühl.

Ob Ihnen die Gratis-Version reicht oder sich ein Abo lohnt, klären wir in Kostenlos oder bezahlt? Wann sich ein KI-Abo lohnt.

Unser Tipp: Entscheiden Sie nicht nach Testberichten, sondern nach einer echten Aufgabe aus Ihrem Alltag. Wie das geht, zeigt unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung zum E-Mail-Vorsortieren. Weitere Ideen finden Sie in KI-Agenten im Büroalltag und in unseren häufigen Fragen.

Hinweis: Wir erhalten von keinem der genannten Anbieter Geld. Dieser Artikel enthält keine Affiliate-Links.

Quellen (abgerufen im Oktober 2026)

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Häufige Fragen

Welches KI-Tool ist das beste für Einsteiger?

Es gibt kein bestes Tool für alle. Wer mit Microsoft 365 arbeitet, startet am einfachsten mit Copilot, wer mit Google Workspace arbeitet, mit Gemini. Als eigenständige Werkzeuge eignen sich ChatGPT und Claude, die Sie kostenlos ausprobieren können.

Reicht die kostenlose Version für die Arbeit?

Zum Ausprobieren mit erfundenen Beispieldaten ja. Für Kundendaten oder andere personenbezogene Daten sollten Sie einen Firmen-Tarif mit Auftragsverarbeitungsvertrag nutzen.

Welches KI-Tool speichert Daten in der EU?

Microsoft Copilot ist laut Microsoft ein Dienst innerhalb der EU-Datengrenze, wobei flexibles Routing die Verarbeitung bei hoher Last ins Ausland verlagern kann. Bei OpenAI ist EU-Datenresidenz laut Preistabelle dem Enterprise-Tarif vorbehalten. Bei Google lässt sich der Speicherort in höheren Workspace-Tarifen festlegen.

Was kosten die Firmen-Tarife?

Stand Oktober 2026 pro Person und Monat bei jährlicher Abrechnung: ChatGPT Business 21 €, Claude Team 18 € zzgl. Steuern, Microsoft Copilot Business 18,20 € zzgl. MwSt. zusätzlich zur Microsoft-365-Lizenz, Gemini ist in Google Workspace enthalten (Business Standard 13,60 €).