Prompt-Vorlagen für den Büroalltag

17 erprobte Vorlagen zum Kopieren – für E-Mails, Protokolle, Angebote, Texte, Tabellen und Recherche. Sie funktionieren in ChatGPT, Claude, Microsoft Copilot, Gemini und ähnlichen Diensten.

Datenschutz-Hinweis: Fügen Sie keine personenbezogenen oder vertraulichen Daten ein, also keine Namen, Adressen, Kundennummern, Gesundheits- oder Personaldaten und keine Geschäftsgeheimnisse – es sei denn, Ihr Unternehmen hat den Dienst freigegeben und einen Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen. Ersetzen Sie Namen durch Platzhalter wie [Kunde A]. Mehr dazu: KI und Kundendaten.

So nutzen Sie die Vorlagen

1. Klicken Sie auf „Vorlage kopieren“ und fügen Sie den Text in Ihren KI-Dienst ein.
2. Ersetzen Sie alles in [eckigen Klammern] durch Ihre Angaben.
3. Prüfen Sie das Ergebnis immer selbst – KI kann Fehler machen (Halluzination).
4. Passt etwas nicht, antworten Sie einfach: „Kürzer, bitte“ oder „Förmlicher“.

E-Mails

Du bist meine Assistenz. Schreibe einen Antwortentwurf auf die E-Mail unten.
Ziel der Antwort: [z. B. Termin bestätigen / Anfrage freundlich ablehnen]
Ton: freundlich, professionell, Anrede mit „Sie“
Länge: höchstens 120 Wörter
Wichtig: Erfinde keine Fakten. Wenn Angaben fehlen, setze [Platzhalter].

E-Mail:
[E-Mail-Text einfügen, Namen vorher durch Platzhalter ersetzen]

Formuliere eine freundliche Erinnerungs-E-Mail.
Worum es geht: [z. B. Rückmeldung zum Angebot vom TT.MM.]
Bisheriger Kontakt: [kurz beschreiben]
Ton: höflich, aber klar, ohne Vorwürfe
Bitte gib mir zwei Varianten: eine sehr kurze und eine etwas ausführlichere.

Hier ist mein Entwurf einer E-Mail. Formuliere ihn sachlich und lösungsorientiert um, ohne meine Kernaussage zu verändern. Entferne Vorwürfe und Ironie. Markiere am Ende, was du inhaltlich geändert hast.

Mein Entwurf:
[Text einfügen]

Protokolle & Zusammenfassungen

Mache aus meinen Notizen ein Besprechungsprotokoll mit diesen Abschnitten:
1. Teilnehmende (nur Rollen, keine Namen)
2. Besprochene Themen (je 1–2 Sätze)
3. Entscheidungen
4. Aufgaben als Tabelle: Aufgabe | zuständig | Termin
Wenn etwas unklar ist, schreibe „offen“ statt zu raten.

Notizen:
[Notizen einfügen]

Fasse den folgenden Text für eine eilige Führungskraft zusammen:
- 5 Stichpunkte mit den wichtigsten Aussagen
- 1 Satz: Was ist zu tun?
- Nenne nur, was im Text steht. Zitiere bei Zahlen die Textstelle.

Text:
[Text einfügen]

Hier ist ein E-Mail-Verlauf. Erkläre mir in höchstens 6 Sätzen: Worum geht es, was wurde vereinbart, was ist noch offen und was wird von mir erwartet?

Verlauf:
[Verlauf einfügen, Namen und Adressen vorher entfernen]

Angebote

Schreibe den Einleitungs- und Leistungstext für ein Angebot.
Branche: [z. B. Malerbetrieb]
Leistung: [Stichpunkte]
Zielgruppe: [z. B. Privatkunde ohne Fachwissen]
Ton: kompetent, verständlich, ohne Werbefloskeln
Preise und Fristen setze ich selbst ein – nutze dafür [Platzhalter].

Lies den folgenden Angebotstext wie ein kritischer Kunde. Nenne mir:
1. Unklare oder missverständliche Stellen
2. Fragen, die ein Kunde wahrscheinlich stellen würde
3. Einen Verbesserungsvorschlag pro Punkt
Ändere keine Preise.

Angebot:
[Text ohne Kundendaten einfügen]

Texte verbessern

Korrigiere Rechtschreibung, Grammatik und Zeichensetzung im folgenden Text. Ändere Stil und Inhalt nicht. Gib zuerst den korrigierten Text aus und danach eine Liste der Änderungen.

Text:
[Text einfügen]

Schreibe den folgenden Text verständlicher: kurze Sätze, aktive Formulierungen, keine Fachbegriffe ohne Erklärung. Kürze um etwa ein Drittel, ohne wichtige Informationen wegzulassen.

Text:
[Text einfügen]

Schreibe den folgenden Text für [Zielgruppe, z. B. Kundinnen und Kunden / Geschäftsführung / Kolleginnen und Kollegen] um. Ton: [z. B. herzlich / sachlich / motivierend]. Inhalt und Fakten bleiben gleich.

Text:
[Text einfügen]

Excel & Tabellen

Ich arbeite mit [Excel / Google Tabellen] auf Deutsch. Meine Tabelle hat diese Spalten: [A: Datum, B: Kunde, C: Betrag …].
Ich möchte: [z. B. die Summe aller Beträge pro Kunde im Oktober].
Gib mir die Formel mit deutschen Funktionsnamen und erkläre sie Schritt für Schritt in einfachen Worten.

Erkläre mir diese Excel-Formel so, als hätte ich noch nie mit Formeln gearbeitet. Was macht jeder Teil, und in welchen Fällen könnte sie ein falsches Ergebnis liefern?

Formel:
[Formel einfügen]

Wandle die folgenden Angaben in eine Tabelle um. Spalten: [Spaltennamen]. Fehlt eine Angabe, lass die Zelle leer. Gib die Tabelle so aus, dass ich sie in Excel einfügen kann.

Angaben:
[Text einfügen]

Recherche

Erkläre mir das Thema [Thema] für Einsteiger:
1. Worum geht es in 3 Sätzen?
2. Die 5 wichtigsten Begriffe mit kurzer Erklärung
3. Welche Fragen sollte ich mir als [Rolle, z. B. Inhaber eines kleinen Betriebs] stellen?
Wenn du dir bei etwas nicht sicher bist, sag es ausdrücklich.

Vergleiche [Option A], [Option B] und [Option C] für folgenden Zweck: [Zweck].
Erstelle eine Tabelle mit Vor- und Nachteilen und den Kriterien [z. B. Kosten, Aufwand, Datenschutz].
Nenne Quellen mit Link, wenn du im Internet suchst, und kennzeichne Angaben, die ich selbst prüfen sollte.

Prüfe deine letzte Antwort kritisch: Welche Aussagen sind gut belegt, welche unsicher? Nenne für jede wichtige Aussage eine überprüfbare Quelle oder schreibe „keine Quelle gefunden“.

Eigene Prompts schreiben

Gute Prompts enthalten meist vier Bausteine: Rolle (wer soll die KI sein?), Ziel (was soll herauskommen?), Kontext (welche Informationen braucht sie?) und Format (Länge, Gliederung, Ton). Begriffe wie Prompt oder Kontextfenster erklären wir im KI-Glossar. Ausführliche Beispiele finden Sie in den Anleitungen E-Mails vorsortieren und Besprechungsnotizen zusammenfassen.

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