21. Oktober 2026

Besprechungsnotizen mit KI zusammenfassen und Aufgaben ableiten

Nach der Besprechung ist vor der Nacharbeit: Notizen sortieren, Entscheidungen festhalten, Aufgaben verteilen. Diese Arbeit kann ein KI-Assistent in wenigen Minuten vorbereiten. In dieser Anleitung üben Sie mit erfundenen Notizen – und behalten die Grundregel im Blick: Der Agent entwirft, der Mensch gibt frei.

Bevor Sie starten: Was Sie brauchen

• Einen KI-Assistenten wie ChatGPT, Claude, Microsoft Copilot oder Google Gemini. Für die Übung reicht die kostenlose Version; welches Tool zu Ihnen passt, zeigt unser Tool-Vergleich für Einsteiger.
• Ihre Notizen aus einer Besprechung – oder für den Anfang unsere erfundenen Beispiel-Notizen unten.
• Rund 15 Minuten Zeit.

Schritt 1: Notizen sammeln (2 Minuten)

Die KI braucht keine schönen Notizen. Stichpunkte, Abkürzungen und halbe Sätze reichen. Wichtig ist nur, dass alles Besprochene an einer Stelle steht. Für die Übung kopieren Sie diese erfundenen Notizen eines Teamtreffens:

Teamtreffen Muster GmbH, 14.10. – dabei: Anna, Ben, Carla
- Messe Frühjahr: ja, wir machen mit. Budget max. 5.000 €, Anna fragt Standpreise an
- Website: Ben – neue Fotos fehlen noch, bis Ende Monat?
- Kundin Beispiel AG unzufrieden mit Lieferzeit → Carla ruft an, diese Woche
- neue Kaffeemaschine?? vertagt
- nächstes Treffen 28.10.

Schritt 2: Daten schützen (2 Minuten)

Echte Besprechungsnotizen enthalten oft Namen, Kundendaten oder Vertrauliches. Bevor Sie echte Notizen einfügen, prüfen Sie: Ist das Tool in Ihrer Firma freigegeben? Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)? Wenn nicht, ersetzen Sie Namen durch Platzhalter wie „Person A“ oder „Kunde 1“. Mehr dazu lesen Sie in KI und Datenschutz: Darf ich Kundendaten eingeben?

Ein Hinweis zu Aufzeichnungen: Wenn ein Tool ein Gespräch aufzeichnet oder mitschreibt, müssen alle Teilnehmenden vorher Bescheid wissen und einverstanden sein. Für den Einstieg empfehlen wir deshalb, mit Ihren eigenen Stichpunkten zu arbeiten.

Schritt 3: Den Auftrag formulieren (3 Minuten)

Ein guter Auftrag nennt Ziel, Aufbau und Grenzen. Diesen Beispiel-Auftrag können Sie übernehmen und die Notizen darunter einfügen:

„Du bist meine Assistenz für Besprechungsprotokolle. Mach aus den folgenden Notizen ein kurzes Protokoll mit vier Abschnitten: 1. Entscheidungen, 2. Aufgaben als Tabelle mit den Spalten Aufgabe, verantwortlich, Frist, 3. Offene Fragen, 4. Nächster Termin. Erfinde nichts: Wenn eine Person oder Frist fehlt oder unklar ist, schreibe [UNKLAR] und nenne die Stelle. Schreibe sachlich und knapp. Verschicke nichts – ich prüfe das Protokoll selbst.“

Begriffe wie „Prompt“ erklären wir in unserem Glossar.

Schritt 4: Ergebnis prüfen (4 Minuten)

Bei unseren Beispiel-Notizen sollte etwa Folgendes herauskommen: Die Messe-Teilnahme steht unter Entscheidungen, die Kaffeemaschine unter offenen Fragen, und bei Bens Website-Fotos ist die Frist mit [UNKLAR] markiert, weil in den Notizen ein Fragezeichen steht. Prüfen Sie mit drei Fragen:

• Ist alles drin? Vergleichen Sie Punkt für Punkt mit Ihren Notizen.
• Hat die KI etwas erfunden? Typisch sind ausgedachte Fristen („bis 31.10.“) oder Zuständigkeiten, die nie besprochen wurden.
• Stimmt der Ton? Ein Protokoll soll neutral sein, nicht wertend – „Kundin unzufrieden“ ist eine Information, keine Schuldzuweisung.

Passt etwas nicht, sagen Sie es der KI einfach: „Bens Frist ist der 31.10., bitte ergänzen“ oder „Kürze die Aufgaben auf je eine Zeile“.

Schritt 5: Freigeben und verteilen (2 Minuten)

Erst wenn das Protokoll stimmt, kopieren Sie es in Ihre E-Mail, Ihr Teamprogramm oder Ihre Aufgabenliste. Lassen Sie die KI auf Wunsch einen kurzen Begleittext entwerfen – verschicken tun Sie selbst. Tragen Sie die Aufgaben mit Fristen auch in Ihren Kalender oder Ihr Aufgaben-Tool ein, damit nichts liegen bleibt.

Tipp: Vorlage speichern

Speichern Sie den Auftrag aus Schritt 3 als Notiz. Viele Assistenten bieten außerdem „Projekte“ oder eigene Anweisungen, in denen Sie den Auftrag dauerhaft hinterlegen können. Wer mit Microsoft Teams oder Google Meet arbeitet, findet dort teils eingebaute KI-Zusammenfassungen; ob diese in Ihrem Tarif enthalten und in Ihrer Firma erlaubt sind, klären Sie am besten mit Ihrer IT.

Die wichtigste Grundregel: Agent entwirft, Mensch gibt frei

Ein Protokoll ist ein verbindliches Dokument. Fehler darin – eine falsche Frist, eine falsch zugeordnete Aufgabe – sorgen später für Ärger. Deshalb gilt: Die KI spart Ihnen das Sortieren und Formulieren, die Verantwortung für den Inhalt bleibt bei Ihnen. Weitere Einstiegsaufgaben finden Sie in KI-Agenten im Büroalltag und in unserer Anleitung E-Mails vorsortieren in 15 Minuten.